私の職場での勤怠管理の方法

私の職場での勤怠管理は、2人の職員がパソコンで行っています。基本的には正社員は勤務表を元に出勤簿を作成し、準職員はICレコーダーによって勤怠を証明します。事務職員は勤務表を元に勤務実績表を作成し、出勤簿の押印状況、ICレコーダーの打刻時刻を確認して勤怠管理をしています。私の職場では、勤怠管理に関する諸々はパソコンで管理していますが、勤務変更や有給休暇の取得など勤怠に関する情報は全て紙ベースで行っています。勤務変更をする場合には本人が勤務変更届に記入し、上司の決裁をもらって事務室に提出します。有給休暇も同じです。

所定の用紙に有給休暇簿を添え、上司の決裁をもらって提出します。残業については上司からの命令があった場合に、上司が残業簿に記載し、本人と残業を証明するリーダーが押印して初めて認められます。事務職員は勤務変更届や有給休暇申請用紙を元に、その情報をパソコンに入力します。それぞれのデータを別々に管理しているため、勤怠管理に関するデータファイルは複数存在します。単純に出勤状況を記録しておくためのもの、残業時間や残業日を入力しておくもの、有給休暇の取得日と取得時間数を記録しておくもの、給与計算の根拠にするために、それら全ての情報を一つにまとめたもの、準職員の勤務時間数を記録しておくもの、です。ここまでの作業を1人の事務員が担い、もう1人の事務員が給与計算をしつつ入力に間違いがないかをチェックしていきます。勤務についても、間違いなく実績どおりの勤務をしているか各部署の主任級の職員がチェックを行います。入力間違いがあればその過程で発見し、ミスを未然に防ぐ目的で必ず複数の人間が関わるようにしています。勤怠管理は重要です。特に私が勤務している業界は、人員基準が厳しく設定されているため、ミスは許されません。

一人足りないだけでも収入に直結する問題ですし、勤怠に間違いがあれば会社の運営だけでなく、職員の給与にも関わってきます。初めて勤怠管理の業務に関わった時、同じようなデータをいくつも作り、紙でも保管し、複数の人間が何度もチェックをして、面倒な作業だと思っていました。しかし、それぞれのデータに必要な理由があり、それぞれ管理していないと間違いが起こってしまうということを学びました。1日の勤怠管理をするだけでも大変ですし、今でも面倒だと思うことはありますが、その重要性を理解し、間違いのない管理を行っていきたいと思います。